Corporate Compliance Management

Compliance und Integrität sind bei HKS® eine Selbstverständlichkeit mit Tradition. Unsere HKS® Compliance-Kultur ist durch eine ständige Verbesserung und Weiterentwicklung der Compliance-Prozesse geprägt. Den Rahmen für unser regelkonformes Wirtschaften, das auf Kompetenz, Fairness und Verlässlichkeit basiert, bildet unsere interne Corporate Compliance Policy. Das von der Geschäftsleitung verabschiedete HKS®-Compliance-Managementsystem umfasst eine Vielzahl von Präventions-, Überwachungs-, Kontroll- und Reaktionsmaßnahmen, mit denen wir sicherstellen wollen, dass unser Wirtschaften stets im vollen Umfang mit dem Recht und Gesetz sowie unseren internen Regelungen in Einklang steht. Im Wesentlichen fokussiert sich unser HKS®-Compliance-Managementsystem auf den Dreiklang aus Prävention, Erkennen und Reagieren.

Prävention
Zu den Präventionsmaßnahmen zählen etwa unsere umfassende Compliance-Aufklärung mit Hilfe unseres internen HKS® Ethik- und Verhaltenskodex. In unserem HKS® Ethik- und Verhaltenskodex haben wir präventive Maßnahmen verankert, um unrechtem Verhalten vorzubeugen. Bei HKS® sind alle unsere Führungskräfte und Abteilungsleiter dazu verpflichtet, die essenziellen Gesetze, Vorschriften und unternehmensinternen Regeln zu kennen, die für ihren Verantwortungsbereich wichtig sind.

                    • Risikoanalyse und -bewertung durch Chief Compliance Officer und die Geschäftsleitung
                      Die Geschäftsleitung von HKS® ermittelt und bewertet gemeinsam mit dem Chief Compliance Officer regelmäßig mögliche Compliance Risiken.
                    • HKS® Ethik- und Verhaltenskodex
                      Der interne HKS® Ethik- und Verhaltenskodex überführt die HKS®-Compliance-Kultur sowie unsere Unternehmenswerte in wesentliche Handlungsmaximen und schafft für Mitarbeitende und die Öffentlichkeit Transparenz über die wesentlichen Compliance Themenfelder bei HKS®.
                    • HKS® Verhaltenskodex für Lieferanten
                      Unser HKS® Verhaltenskodex für Lieferanten erläutert die Erwartungen von HKS® in Bezug auf eine nachhaltige, umweltfreundliche und sozial verantwortungsvolle Unternehmensführung. Den HKS® Verhaltenskodex für Lieferanten zu kennen und sich entsprechend zu verhalten, ist eine Grundvoraussetzung für eine gemeinsame Geschäftsbeziehung mit HKS®.
                    • Compliance Kommunikation und Aufklärung
                      Mit unserem neuen HKS® Ethik- und Verhaltenskodex unterstützen wir unsere Mitarbeitenden dabei, unsere Anforderungen an ein regelkonformes Handeln zu erfüllen. Die Compliance Kommunikation mithilfe unseres HKS® Ethik- und Verhaltenskodex leistet einen wesentlichen Beitrag zur Sensibilisierung unserer Mitarbeitenden und der Verankerung von Compliance in unserer Unternehmenskultur.
                    • Compliance IT-Systeme und Prozesse
                      Über unsere IT-Systeme stellen wir verschiedene Meldekanäle bereit, über die etwaiges Fehlverhalten gemeldet werden kann und die wichtigsten Compliance-Unterlagen heruntergeladen werden können.
                    • Compliance Monitoring
                      Wir sind bestrebt, unsere Compliance-Prozessen regelmäßig zu verbessern und zu überprüfen. Als Teil unserer Compliance-Kultur ist deshalb jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter dazu angehalten, sich an der Weiterentwicklung dieses Systems zu beteiligen.

Erkennen
Gesetzesverstöße und Verletzungen von internen Vorgaben und Regelungen müssen frühzeitig erkannt werden und lückenlos aufgeklärt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten und mögliche Schäden für Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und das Unternehmen abwenden zu können. Deshalb sind verschiedene Meldewege für Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße unerlässlich. Bei HKS® haben wir unterschiedliche vertrauliche und sichere Meldewege implementiert, um frühzeitig von möglichem Fehlverhalten Kenntnis zu erlangen; unter anderem unser anonymes Hinweisgebersystem Speak up – Report Concerns.

                    • Meldewege
                      Interne und externe Meldewege für Hinweise auf mögliches Fehlverhalten.
                    • Hinweisgeberkanal
                      Anonymisierter Hinweisgeberkanal sowohl für unsere Mitarbeiter als auch unsere Geschäftspartner und Lieferanten sowie sonstigen Dritten.
                    • Reagieren
                      Unsere Prämisse lautet: Keinerlei Toleranz gegen Gesetzesverstöße und die Verletzung interner Regelungen. Unsere unterschiedlichen Meldewege unterstützen uns dabei, möglicherweise regelwidriges Verhalten – innerhalb und außerhalb des Unternehmens – offenkundig zu machen und etwaige Schwachstellen zu beheben. Bei HKS® gehen wir allen Hinweisen auf Verstöße gegen geltende Gesetze und Vorschriften nach. Wir tragen dafür Sorge, dass etwaige Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen und interne Vorgaben umgehend und konsequent abgestellt und entsprechende, faire und angemessene Konsequenzen gezogen werden.
                    • Interne Compliance Berichtserstattung
                      Bei HKS® bildet die regelmäßige Compliance einen wesentlichen Baustein, um die Geschäftsleitung über das HKS® Compliance Managementsystem, seine Umsetzung und mögliche Weiterentwicklungspotentiale zu informieren und seine Angemessenheit und Wirksamkeit zu beurteilen.
                    • Risikoreduzierende Compliance Maßnahmen
                      Falls erforderlich, werden – neben der Abstellung von möglichem rechtswidrigen Verhalten – weitere risikoreduzierende Maßnahmen ergriffen, zu denen im Fall individuell vorwerfbaren Verhaltens auch angemessene Personalmaßnahmen und Sanktionen gehören können.